Dasar dilakukannya konversi NIP adalah Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 22 Tahun 2007 tentang Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil.
Dengan dihapus/digabungnya beberapa instansi pemerintah dan dialihkannya sebagian Pegawai Negeri Sipil Pusat yang ada didaerah menjadi Pegawai Negeri Sipil Daerah serta diperluasnya otonomi daerah sampai dengan kabupaten/kota, maka Nomor Induk Pegawai Negeri Sipil tidak sesuai lagi dengan perkembangan keadaan, sehubungan dengan hal tersebut dan sebagai tidaklanjut Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil bulan Juli 2003 serta untuk kelancaran pembinaan Pegawai Negeri Sipil maka Badan Kepegawaian Negara menetapkan kembali Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil, dengan demikian terjadi konversi NIP dari sembilan (9) digit, menjadi delapan belas (18) digit.
NIP terdiri atas 18 (delapan belas) digit, dengan urutan sebagai berikut :
- 8 (delapan) digit pertama adalah angka pengenal yang menunjukkan tahun, bulan dan tanggal lahir Calon Pegawai Negeri Sipil/Pegawai Negeri Sipil yangbersangkutan, dengan ketentuan untuk bulan dan tanggal lahir masing-masing dua digit;
- 6 (enam) digit berikutnya adalah angka pengenal yang menunjukkan tahun dan bulan pengangkat pertama sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil/Pegawai Negeri Sipil dengan ketentuan untuk bulan pengangkatan pertama dua digit;
- 1 (Satu) digit berikutnya adalah adalah angka pengenal yang menunjukkan jenis kelamin Calon Pegawai Negeri Sipil/Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan;
- 3 (tiga) digit terakhir adalah angka pengenal yang menunjukkan nomor urut Calon Pegawai Negeri Sipil/Pegawai Negeri Sipil secara nasional.
